Väärinkäytösten paljastamisen käytäntö

1. Johdanto

Daikin on sitoutunut läpinäkyvyyteen liiketoiminnassaan. Pyrimme noudattamaan lakeja täysimääräisesti kaikissa toimipaikoissamme. Koko Daikin Europe Groupissa työntekijöitä sitovat konsernin eettiset standardit, joilla edistetään asianmukaista käyttäytymistä ja pyritään varmistamaan, ettei työpaikoilla tapahdu mitään laitonta. Konsernin eettiset periaatteet ovat samat kussakin toimintamaassamme ja kullakin liiketoimintasektorilla. Voit tutustua konsernin etiikkaan verkkosivuillamme osoitteessa www.daikin.eu.

Rohkaisemme kaikkia esittämään kysymyksiä ja kertomaan huolenaiheista sekä ilmoittamaan (epäillystä) epäeettisestä tai laittomasta käytöksestä liiketoiminnassamme. Daikin Europe Group takaa, että tehdyt ilmoitukset käsitellään täysin luottamuksellisesti.

Tässä käytännössä selitetään, miten voit tehdä ilmoituksen ja miten tutkintamme etenee sen jälkeen. Selitämme myös, miten ilmoituksen tehneitä suojellaan.

2. Kuka voi tehdä ilmoituksen?

Kuka tahansa voi ilmoittaa epäillyistä tai havaituista väärinkäytöksistä Daikin Europe Groupissa. Ilmoituksen voivat tehdä työntekijät sekä ulkoiset sidosryhmät, kuten urakoitsijat, palveluntarjoajat, edustajat, asiakkaat ja niin edelleen.

3. Missä voin tehdä ilmoituksen?

Ilmoituksen voi tehdä useilla eri tavoilla. Voit valita kanavan, joka tuntuu sinusta luontevimmalta.

• Voit tehdä ilmoituksen yhteyshenkilöllesi Daikinilla.

• Voit tehdä ilmoituksen käyttämällä whistleblower hotline -linjaa, joka on käytettävissä 24/7. Hotline-linjalla otetaan vastaan ilmoituksia verkkolomakkeen kautta tai puhelimitse, aina haluamallasi kielellä. Voit käyttää hotline-linjaa seuraavan linkin avulla: https://daikineurope.ethicspoint.com
  Voit lähettää ilmoituksen siirtymällä linkin kautta kohtaan ”To Make a Report”.
  Valitse maasi ja haluamasi ilmoituskanava, joka voi olla verkkolomake tai puhelin. Kun jatkat puhelimitse, maakohtainen puhelinnumerosi tulee näkyviin.
  Kaikissa tilanteissa saat käyttäjätunnuksen ja salasanan. Kysymykset ja viestit lähetetään sinulle alustan kautta. Voit käydä alustalla uudelleen missä tahansa vaiheessa ja jättää asiakirjoja tai esittää lisäkysymyksiä.
• Joissakin maissa on käytössä erillinen ilmoituskanava, joka on käytettävissä paikallisen yksikön verkkosivustolla.

4. Voinko tehdä ilmoituksen nimettömästi?

Tämä vaihtoehto on käytettävissä, mutta se ei ehkä ole lain mukaan mahdollinen kaikissa maissa. Voit ilmoittaa tapahtumista nimettömästi, vaikka se ei ehkä ole sallittua kaikissa maissa. Pyydämme sinua antamaan riittävästi tietoja ilmoituksen tehokasta tutkintaa varten.

5. Millaisista tapahtumista voin ilmoittaa?

Voit ilmoittaa mistä tahansa huolenaiheesta, jonka haluat tuoda tietoomme. Tässä käytännössä kuitenkin käsitellään ilmoituksia, jotka koskevat Daikin Europe Groupin etiikan tai lakien rikkomuksia tai niiden epäilyjä. Tällaisia rikkomuksia voivat olla esimerkiksi ihmisoikeusrikkomukset, kilpailulakien rikkomukset, rikolliset teot tai ympäristön vahingoittaminen.

6. Olenko turvassa, jos ilmoitan väärinkäytöksestä?

Daikin on sitoutunut suojelemaan sinua kaikilta haitoilta, vaikka tutkinnan jälkeen ilmenisi, ettei rikkomusta ole tapahtunut. Emme hyväksy minkäänlaisia kostotoimia (irtisanominen, ylennysten evääminen, lomautus jne.) sellaisia henkilöitä kohtaan, jotka tekevät ilmoituksen hyvässä uskossa ja kohtuullisin perustein, jotka antavat syytä epäillä rikkomusta.

Jos kuitenkin teet tietoisesti väärän ilmoituksen tai julkistat virheellisiä tietoja, voit saada rangaistuksen. Sinulta voidaan myös vaatia vahingonkorvauksia väärän ilmoituksen tai virheellisten tietojen julkistamisen vuoksi.

7. Miten varmistamme luottamuksellisuuden?

Daikin käsittelee kaikkia ilmoituksia, niiden sisältöä sekä ilmoittajan ja muiden asianosaisten henkilöllisyyttä luottamuksellisesti. Suoritamme ilmoituksesi pohjalta tutkinnan ja toteutamme sen tuloksiin liittyvät mahdolliset toimenpiteet.

Saatamme paljastaa tietoja tai huolenaiheita oikeustoimien tai muun viranomaisen käynnistämän toimenpiteen yhteydessä. Saatamme myös antaa tietoja, jos päätämme, että rikkomuksesta tulee ilmoittaa viranomaisille, ja/tai teemme virallisen valituksen.

Voimme myös kertoa ilmoituksen sisällöstä johdolle ja/tai ulkoisille neuvonantajillemme.

8. Mitä tapahtuu, kun olen tehnyt ilmoituksen?

Suhtaudumme kaikkiin ilmoituksiin vakavasti, ja ne käsitellään asianmukaisella huolellisuudella.

Daikin Europe Groupin auditointikomitea tai (lain sitä edellyttäessä) paikallinen edustaja vastaa saatujen ilmoitusten tutkinnasta. Auditointikomitea / paikallinen edustaja ryhtyy seuraaviin toimiin saatuaan ilmoituksen:

• Auditointikomitea lähettää vastaanottokuittauksen ilmoituksen tekijälle 7 päivän kuluessa.
• Sitten auditointikomitea päättää, hyväksytäänkö ilmoitus. Jos ilmoitusta ei hyväksytä (koska se ei kuulu tämän käytännön soveltamisalaan), auditointikomitea kertoo siitä ilmoittajalle.
• Jos ilmoitus hyväksytään, auditointikomitea suorittaa tutkinnan.
  • Auditointikomitea saattaa pyytää apua muilta, kuten tytäryhtiöiltä tai liiketoimintaosastoilta.
  • Auditointikomitea voi haastatella työntekijöitä ja/tai kolmansia osapuolia, jotka saattavat tietää ilmoitetusta tapahtumasta.
  • Auditointikomitea käy läpi asiakirjat, jotka liittyvät ilmoitettuun tapahtumaan.

• Kun tutkinta on valmis, auditointikomitea tekee päätöksen asiasta.
  • Jos asia vahvistetaan, auditointikomitea ryhtyy tarvittaviin toimiin huolenaiheiden poistamiseksi.
  • Jos ilmoitettua tapahtumaa ei vahvisteta, asia poistetaan käsittelystä.

• Auditointikomitea ilmoittaa lopputuloksesta ilmoittajalle 3 kuukauden kuluessa.

Auditointikomitea kunnioittaa tutkintaan osallistuvien henkilöiden oikeutta puolustautumiseen. Nämä henkilöt saavat tietoonsa faktat tai huolenaiheet, ja heitä kuullaan.

Konsernin etiikan rikkominen voi johtaa rangaistukseen tai työsuhteen päättämiseen. Jos rikkomukseen syyllistyy kolmas osapuoli, voimme päättää sopimussuhteen tällaiseen osapuoleen tai hänen työnantajaansa.

9. Miten noudatamme tietosuojalakeja?

Ilmoitusten käsittelyyn sisältyy henkilötietojen käsittelyä. Tapahtuman mukaan Daikin Europe Group voi kerätä sellaisia tietoja kuin nimet, yhteystiedot, tehtävänimikkeet, järjestelmän käyttölokit ja tapahtumatiedot.5

Säilytämme henkilötietojasi tutkinnan ajan. Saatamme säilyttää niitä jonkin aikaa sen jälkeenkin riskiarviomme ja juridisten vaatimusten perusteella, mutta emme koskaan pitempään kuin sovellettava lainsäädäntö sallii. Tiettyjen tietotyyppien (kuten käyttölokien) yhteydessä voidaan soveltaa lyhyempiä säilytysaikoja. Saatamme säilyttää tietoja pitempään oikeudellisen edun perusteella. Sellainen voi olla esimerkiksi mahdollinen tuleva oikeuskäsittely tai säännöksiä koskeva kysely. Säilytys tapahtuu kuitenkin tietojen minimointiperiaatteiden ja oikeuksiesi mukaisesti.

Huomaa, että sinulla on oikeus seuraaviin asioihin:

• Henkilökohtaisten tietojesi käyttö ja kopion saaminen niistä.
• Virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisu.
• Henkilökohtaisten tietojesi poisto tietyissä olosuhteissa.
• Henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen.
• Henkilötietojesi käsittelyn vastustaminen oikeudellisen edun perusteella.
• Henkilötietojesi saaminen siirrettävässä muodossa.
• Valituksen tekeminen tietosuojaviranomaiselle siinä maassa, jossa tapahtumasta on ilmoitettu.

Jos tarvitset tarkempia tietoja ja haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteys tietosuojakoordinaattoreihin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen dpc@daikineurope.com.

Lisätietoja tietosuojakäytännöistämme on Tietosuojakäytännössä4.

10. Väärinkäytösten paljastamisen menettely ja suoja Euroopan unionissa

Euroopan unionissa jäsenvaltioiden lait ja niin kutsuttu Eu-direktiivi5 suojaavat henkilöitä, jotka ilmoittavat lain (väitetystä) rikkomisesta (”whistleblowing”).

Ehdot tällaisen suojelun saamiseksi ovat seuraavat. Tutustu sovellettavien lakien erityisvaatimuksiin:

• Sinulla on oltava kohtuulliset perusteet uskoa, että tiedot olivat totta ilmoituksen tekoaikaan ja että ne kuuluivat lain soveltamisalaan.
• Olet tehnyt ilmoituksen sisäisesti tai ulkoisesti tai paljastanut tietoja julkisesti lain mukaan.

Sisäinen ilmoitus tarkoittaa sitä, että olet käyttänyt jotakin Daikin Europe Groupin ilmoituskanavaa. Yritys kannustaa käyttämään ensisijaisesti niitä.

Ulkoinen ilmoitus tarkoittaa sitä, että teet ilmoituksen toimivaltaisille viranomaisille kyseisessä EU:n jäsenvaltiossa. Nämä toimivaltaiset viranomaiset on lueteltu liitteessä 1. Voit käyttää ulkoista ilmoituskanavaa, kun olet tehnyt ilmoituksen Daikin Europe Groupin sisäisen kanavan kautta, eikä se ole toiminut asianmukaisesti.

Ilmoituksen julkistaminen tarkoittaa sitä, että kerrot siitä suoraan yleisölle esimerkiksi verkkoalustan tai sosiaalisen median kautta tai annat sen tiedotusvälineille. Kun julkistat ilmoituksen, sinun tulee saada suojelua seuraavissa tilanteissa:

• olet tehnyt ilmoituksen ensin sisäisesti ja ulkoisesti, mutta rikkomukseen ei ole puututtu tai tarvittaviin toimiin ei ole ryhdytty, tai
• sinulla on kohtuulliset perusteet uskoa, että yleiseen etuun kohdistuu välitön tai selkeä vaara tai on olemassa kostotoimien riski, jos kyseessä on ulkoinen ilmoitus.
  

Kaikki konsernin etiikkaan liittyvät asiat eivät ole väärinkäytösten paljastamista. Kutsumme niitä ”eettisiksi kysymyksiksi”. Lain suoja henkilöille, jotka tuovat esiin eettisen kysymyksen, ei ole sama kuin väärinkäytöksistä ilmoitettaessa. Daikin Europe Group käsittelee ilmoitetut eettiset kysymykset kuitenkin samalla tavalla. Tämän käytännön ohjeet ja prosessit kaikkia saamiamme ilmoituksia riippumatta siitä, onko kyseessä väärinkäytöksen paljastaminen vai eettinen kysymys.

11. Kysymykset

Jos haluat kysyä jotakin, voit ottaa yhteyttä seuraavaan henkilöön: C. Vyncke, Director and Chief Legal Officer, Daikin Europe N.V.

Sähköposti: vyncke.c@daikineurope.com

LIITE 1: Toimivaltaiset viranomaiset, jotka ottavat ulkoiset ilmoitukset vastaan

1 Daikin Europe Group koostuu Daikin Europe N.V.:stä ja Daikin Europe Coordination Center N.V.:stä, niiden haarakonttoreista ja tytäryhtiöistä sekä kyseisten haarakonttorien ja tytäryhtiöiden haarakonttoreista ja tytäryhtiöistä.

2 Katso Italiassa sijaitsevien yksiköiden verkkosivustot.

3 Kun olet Tšekin tasavallassa tai Unkarissa tai olet ilmoittamassa näissä valtioissa tapahtuneista asioista, kysy neuvoa ennen nimettömän ilmoituksen tekoa, koska et välttämättä saa kansallisen lain sisältämää suojaa.

4 https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5 Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2019/1937, annettu 23 päivänä lokakuuta 2019, unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta